(так выглядят реальные данные по работе 4х удаленных сотрудников отдела 1С — 10 апреля 2020 года)
Добрый день, я Артур Тагиров, учредитель и управляющий команды АЙТАТ.РФ в 34 сотрудника.
Поделюсь с вами нашим опытом организации удаленной работы и связанным с этим справедливым табелированием рабочего времени
Как решить эту задачу я задумался еще в прошлом году, почувствовав новое веяние, стремление молодых людей периодически работать из дома, периодически уходить с работы по личным делам, при этом работая иногда вечером или ночью удаленно из дома. И тогда встает вопрос справедливого начисления зарплаты – а в «АЙТАТ» работают 34 сотрудника, которые консультируют и помогают более чем 2500 компаний.
Какому-то сотруднику удобно поработать сначала в 8 утра, потом сделать перерыв 2 часа, снова поработать и продолжить вечером работать в 18 часов. При этом он не лентяй и все успевает сделать. Но как узнать – сколько каждый работник дома реально трудился? Один, может, большую часть отдыхал, другой с утра до вечера работал в полную силу без остановки, при этом зарплату они получат одинаковую?
Можно возразить, что учет рабочего времени в компьютере — неадекватен для оценки вклада творческих личностей, интеллектуалов. Но предложенная нами система гибкая: зарплата у сотрудника имеет базовую часть, не привязанную к результатам работы, и дополнительную, зависящую от результатов труда (KPI), как правило, эта часть имеет больший вес в структуре ЗП. Учет рабочего времени влияет только на базовую часть зарплаты. Поэтому творческий, высокорезультативный сотрудник может свободно покидать офис в любое время, посещать развлекательные сайты и иметь при этом высокую в целом оплату труда за счет второй ее части.
КОРОТКО О ТОМ, КАК МЫ ОРГАНИЗОВАЛИ РАБОТУ И МОТИВАЦИЮ УДАЛЕННЫХ СОТРУДНИКОВ, НЕ ЗАБЫВ ПРО БЕЗОПАСНОСТЬ ТЕХНИЧЕСКИ (ИНТЕРЕСНО IT-СПЕЦИАЛИСТАМ)
- Настроили VPN Туннели с домашних компьютеров до рабочего компьютера.
- Добавили в сетевом оборудовании дополнительные скрипты, которые блокируют внешние IP адреса с которых идёт подозрительная активность.
- Настроили терминальный сервер с усиленными политиками безопасности
- Отключили все внешние сетевые порты, которые были опубликованы в Интернет
- Настроили дополнительную внешнюю систему хранения данных для резервного копирования информации, доступной удаленным сотрудникам.
- для коллективной обработки входящих и совершения исходящих вызовов установили сотрудникам дома IP-телефоны с OpenVPN, с доступом только до мини атс интегрированной с 1С CRM, это обеспечивает подсчет количества, длительности и запись служебных телефонных разговоров и ускоряет набор номера (просто нажатием кнопки в 1С).
- Установили на рабочие компьютеры сотрудников программу для учета времени продуктивной работы в компьютере в целях расчета ЗП.
- Установили на рабочие компьютеры сотрудников и мобильные телефоны программу-мессенджер «1С-Коннект» для коммуникаций, коллективной работы и размещения задач-заявок в смежные отделы по системе HelpDesk c оценкой качества исполнения.
- Для проведения совещаний онлайн, семинаров настроили онлайн сервис
- Приобрели на внутренний склад резервные IP-телефоны и web-камеры для ключевых сотрудников, которые внезапно могут уйти на удаленную работу.
- Сделали ЭЦП сотрудникам, кто подписывает официальные документы, настроили систему электронного документооборота с контрагентами и интегрировали ее с «1С». Документ, подписанный ЭЦП, контрагенту отправляется прямо из «1С».
ОРГАНИЗАЦИОННО ИЗМЕНИЛИ СИСТЕМУ ОПЛАТЫ ТРУДА (ИНТЕРЕСНО HR)
- У сотрудников, чья работа выполняется только за компьютером (например, консультанты линии консультаций 1С) специальная программа учитывает фактически отработанное продуктивное время (активная работа в Exсel, 1С, почте) и не учитывает время, когда пользователь был не активен. При этом у каждого такого сотрудника есть доступ к своей статистике отработанного времени, и он может для увеличения зарплаты, например, поработать вечером или в выходной, и это фиксируется данным ПО.
- У сотрудников, чья работа связана с консультированием по телефону, увеличили ставку за 1 час разговора по телефону, и теперь если сотрудник сидя дома разговаривает по служебному телефону, «1С» автоматически рассчитывает по нему каждый месяц длительность его разговоров, которую он сам указывает при расчете своей зарплаты.
- Заявка-поручения в другие отделы передается через программу «1С-коннект», которая относится к классу HelpDesk систем. Если наш менеджер разместил заявку другому нашему специалисту во внутренней линии поддержки «1С» (который в этот момент может работать и из дома в том числе) и остался доволен качеством работы этого сотрудника, он может поставить оценку «5», когда тот закроет заявку. «1С» автоматически рассчитывает количество полученных за месяц оценок «5» и от этого начисляется дополнительная премия сотруднику. Например, менеджер по продажам размещает заявки во внутреннем отделе технической поддержки, в бухгалтерии (подготовить акт сверки), в отделе реализации (заказать и отгрузить программы покупателю).
- Рабочие коммуникации между сотрудниками и ключевыми клиентами выстроены через личный и групповой чаты команды (в том случае, если точно неизвестен тот, кто сможет ответить, либо вопрос требует внимания всех членов команды) в приложении «1С-Коннект», установленном на рабочих компьютерах и мобильных телефонах. Почему мы не воспользовались WhatsApp? Дело в том, что «1С-Коннект» позволяет удаленно подключаться друг к другу и является HelpDesk системой (пункт 3).
- Внедрили бонусы за прохождение сотрудниками обучения с обязательной аттестацией. Записали работников на удаленные курсы обучения.
- Сотрудников с детьми опросили заранее о порядке их работы во время карантина в детском саду и школах (удаленно или на рабочем месте).
Считаю, что подобный опыт удаленной работы и учета рабочего времени может пригодиться нам и другим компаниям в дальнейшем, поскольку молодые сотрудники (20-30 лет) все чаще демонстрируют предпочтения свободного графика работы.
Вы можете воспользоваться нашими компетенциями и опытом в части организации удаленной работы и мониторинга работы сотрудников!
