Электронный документооборот сегодня внедряется в многие предприятия. По мере развития цифрового документооборота, расширятся и сферы где он может пригодится. Сейчас есть электронные договора, которые практически ничем не отличается от материальных. И многие кампании всё чаще и чаще переходят с бумажных договоров в цифровые. Но почему же многие кампании решают переходить на ЭДО? На данный вопрос я постараюсь вам ответить в этой статье.
Какие же преимущества у ЭДО?
Начну я пожалуй с самого очевидного плюса ЭДО, это разумеется экономия времени и денег. Мало того, чтобы завести ЭДО требуется меньше времени и сил, ведь ездить никуда не надо, так ещё и сама стоймость создания документа стоит иногда в 10 раз дешевле, чем материальная.
Второе же преимущество — это надёжность хранения и поиска.
Если бумажный документ может каким-то образом потеряться, сгореть, или же просто попасть не тому человеку, из-за схожести номеров или ФИО владельца. То в цифровом варианте это невозможно, так как каждый документ прикрепляется к личному документу, из-за этого его невозможно перепутать с чем-то чужим. Ну разумеется и потерять электронную версию куда сложнее, ибо она находится в базе данных целой системы, потеряв которую возможно лишь при утрате сервера, и то сервер всё время находится под системным обслуживанием, и очень хорошо обслуживается, так что шанс потери электронного документа крайне мал.
Третье же преимущество ускорение процесса обработки
Современные Системы Электронного Документооборота позволяют делать обработку куда быстрее, чем раньше, и обычно это происходит быстрее, чем при использовании мессенджеров. Связано это с тем, что обычно вашим документом занимается далеко не один сотрудник, и это сильно ускоряет обработку документа.
Четвёртое это контроль над документами
В отличии от бумажных документов, где обычно нет никаких рамок качества, и не понятно, кто за какой документ отвечает. В электронном же всё строго определенно, каждый документ имеет статус и сотрудника, который им занимается, для того чтобы точно знать, кто ответственен за определённый документ. И в отличии от материального документа, электронный имеет срок обработки, если в течении которого его не завершить, то документ станет не действителен, что станет дополнительной мотивацией для владельца, следить за своими документами.
Также не стоит о ещё одном плюсе и это единое информационное пространство, где работают все пользователи. И появляется множество возможностей по совместной работе.
Недостатки ЭДО
Но кроме как преимуществ, разумеется у данной системы есть и недостатки.
Основной минус, это конечно же непривычность. Если по точнее, то всё завязано на том, что пользователям иногда приходится довольно трудно переходить с бумажных документов на цифровые. Связано это со множеством факторов, во-первых многие пользователи не знают где и как установить специальное ПО, также их затрудняет момент с регистрацией в системе. Многим кампаниям приходится пересматривать весь принцип работы, чтобы перейти на ЭДО.
Возникает проблема с секретностью данных: системный администратор или взломщик может увидеть важные документы, который не кому не разрешено читать, или похожие ситуации.
Также из минусов можно выделить то, что если одна из двух сторон сидит на бумажной волоките, то тогда обоим придётся завести по второму варианту документов. Тем самым создав сразу 2 документооборота.
Итог
Делая вывод, можно сказать, что у ЭДО есть и как преимущества над бумажной версией, так и недостатки. Но учитывая, что большинство недостатков можно посчитать специфическими, то тогда можно с точностью сказать, что переход на ЭДО может сильно упростить вашу жизнь. И я надеюсь прочитав эту статью вы убедились в этом, но а если же у вас остались вопросы, то знайте спецы компании АЙТАТ всегда помогут вам!
