Cмена учетной системы, на которой завязаны все важнейших бизнес-процессы предприятия — серьезный стресс не только для сотрудников, но и для компании в целом.
Переход с 1С:Предприятие 7.7 на новую платформу 1С:Предприятие 8.3
Как правило, когда речь заходит о «переходе на 1С», под этим подразумевается смена устаревшего программного продукта новым, например, программ на базе 1С:Предприятие 7.7 решениями на платформе 1С:Предприятие 8 (актуальный релиз 8.3). В этой связи бизнес решает для себя несколько вопросов: куда переходить, когда переходить и что для этого перехода нужно.
Ответить на первый вопрос предприниматель может и сам, исходя из потребностей бизнеса. Это может быть переход с 1С:Бухгалтерии 7.7 на новую конфигурацию на платформе 1С:Предприятие 8, если формат и размер бизнеса не изменился, или же внедрение на предприятии комплексной системы учета вроде 1С:Комплексная автоматизация 2 или 1С:ERP. А вот вопросы «когда переходить» и «что для этого нужно», обычно, достаются 1С-специалистам.
Случается, что с переходом с одной программы на другую, более расширенную, имеющую «продвинутый» функционал, предприятие меняет/добавляет некоторые бизнес-процессы, ведь новая автоматизированная система может больше. То есть переход с 1С:Бухгалтерии на платформе 1С:Предприятие 7.7 на 1С:ERP — это не просто смена или обновление программы, а внедрение полноценной комплексной системы учета, определенный шаг в развитии самого бизнеса.
Переход на новую 1С с регламентированной отчетностью
Если в программе учета ведется регламентированная отчетность, то идеальное время для перехода — начало календарного года. Все дело в том, что бухгалтерский и налоговый учет ведется нарастающим итогом с начала года, и чтобы начать работать в новой программе с января достаточно корректно перенести всю нормативно-справочную информацию и заполнить остатки на конец периода.
В данном случае речь идет не столько о бухгалтерской программе, сколько о корпоративных продуктах, где планируется вести регламентированную отчётность: 1С:Комплексная автоматизация 2, 1С:ERP, 1С:Управление холдингом и пр.
Но если говорит только об 1С:Бухгалтерии, то наши консультанты рекомендуют начинать работу по подготовке перехода на новый программный продукт 1С минимум с августа-сентября.
Переход на 1С 8.3 в середине года
Случается, что компании планируют переход на новую программу 1С 8.3 в течение календарного года. Причины могут быть разными: желание быстрее перейти на новое ПО, получить новые возможность в программе учета или острая необходимость в связи с требованиями законодательства, например, обязательный обмен данными с онлайн-кассами, который устаревшие версии программы могут не поддерживать. Но здесь возникает ряд сложностей.
В первую очередь, это связано с тем, что часть регламентированных отчетов, формируется нарастающим итогом, и чтобы их корректно сдать, бухгалтерам придется фактически вручную собирать отчетность из старой программы, из новой и где-то и как-то их соотносить. Объем этой работы может быть довольно значительным.
Кроме того, хотя бухучет и обязан быть оперативным, то есть документы должны вовремя создаваться, регистрироваться, закрываться и пр., но в реальности все происходит не совсем так. То оригинал «первички» где-то пропал, то документ неправильно оформили и его пришлось вернуть на переделку, то счета за услуги поступили со значительным опозданием, то еще что-то. Такие моменты тоже усложняют процесс смены учетной системы.
Иногда у клиентов возникают идеи, а давайте мы перейдем на 1С 8.3 в середине года, но документы за первое полугодие перенесем. Технически это, возможно, но достаточно сложно, потому что системы все разные и перенос требует серьезного вникания в нюансы учета, или ручных операций, стандартное «перепроведение» документов, даст «не ту картину».
Есть и техническая составляющая, требуется потратить не час, и не два, чтобы все корректно перенеслось, а далее идут работы по сверке. То есть такого, чтобы нажать большую зеленую кнопку, и получить идеальную базу, не бывает.
«Нужно соотнести объем и стоимость работ. Можно потратить много времени технических специалистов на настройку корректного переноса данных, а это может быть очень дорого.
Когда мы проводим обследование по обращению заказчика и затем обсуждаем перспективы перехода на 1С: Предприятие 8.3, многие принимают решение, просто исходя из экономической целесообразности, оставить переход на начало года, а пока заняться тщательной подготовкой.
Переход на новую 1С с управленческой отчетностью
Есть компании, в которых помимо уже описанных нюансов переноса данных по регламентированной отчетности, могут возникать проблемы с переносом информации по управленческому учету, исторических данных для отчетов.
В этом случае переход в середине года подразумевает, что имеющиеся данные мы либо оставляем в действующей системе и потом собираем необходимую отчетность в старой 1С. Либо всю информацию переносим в новую 1С для того, чтобы эти отчеты сформировать».
Переход на другие программы 1С (без бухучета)
Переход на программы 1С, не связанные с регламентированным учетом, например, 1С:Торговля и склад 7.7 на 1С:Управление торговлей 8 (1С:УТ) можно реализовывать практически с любой даты, но желательно все-таки с начала квартала, или хотя бы месяца.
При этом надо учесть, что программа, все-таки в какой-то степени связана с бухгалтерским учетом, а значит, переходить с 1С:Торговля и склад на новые релизы 1С:УТ тоже надо аккуратно.
Что нужно для перехода на 1С:Предприятие 8.3
Важно понимать, что переход на новый продукт 1С, это совместная работа сотрудников компании и специалистов по 1С. Первые должны подробно рассказать о действующей ситуации в компании, о том, как ведется учет, какие инструменты используются, каких возможностей не хватает и прочее. А специалисты 1С должны предложить оптимальный вариант настройки системы, чтобы сократить сроки внедрения, учесть пожелания заказчика и правильно отразить имеющиеся бизнес-процессы.
Переход на новый продукт 1С — это серьезный стресс для сотрудников компании-заказчика, ведь им помимо выполнения текущих должностных обязанностей, нужно уделить время 1С-специалистам и освоению работы в новой программе. Именно поэтому руководителю компании возможно стоит подумать о мотивации персонала в связи со сменой учетной системы.
Переход на новую учетную систему 1С — это важный шаг для бизнеса. Более совершенная, имеющая расширенный функционал и специальные возможности программа 1С, несомненно, даст хорошую фору для развития компании, позволит по-новому оценить многие процессы, высвободит время сотрудников, потраченное на сбор данных вручную и пр.
